業務ダッシュボード

自動スキャン運用マニュアル

このマニュアルはAIで作成しています。
【重要】

本資料は院内業務での利用を前提としています。業務上の必要がない第三者への共有は控えてください。

はじめに

本システムは、紙の書類をスキャンして登録する作業を、できるだけ効率よく行うための業務支援ツールです。

「まとめてスキャンして、あとで確認する」ことを目指しています。

トラブル時は、「停止ボタン」を押すか「PCを再起動」する、シンプルな運用設計です。

AIや自動化は補助であり、最終確認は人が行います。

1. スキャンの手順

① 区切り紙を入れる

患者ごとの書類の先頭に、バーコード付きの「区切り紙」を挟んでください。

  • 入手方法：電子カルテの個別患者ページで、氏名の左から印刷できます
  • 基本的に都度印刷してください
  • 探す・使い回すより、ミスを減らすことを優先しています

② 書類のセット方法

  • 裏表：白紙や裏面をスキャンしないよう注意してください
  • 向き（上下左右）：基本的に気にする必要はありません。文字がある書類は自動で補正されます。写真のみの場合は、余白に日付や簡単なメモがあると安定します。
  • サイズが混在する場合：A4を縦にして、A5の横幅と揃えてセットしてください。紙詰まり防止のためです。

2. 処理結果の確認

必ず行ってほしいこと

AIは完璧ではありません。患者の取り違え防止のため、必ず目視確認をお願いします。

正しい患者に、正しいタイトルで、正しいPDFが登録されているかを電子カルテの個別患者ページの文書棚で確認してください。

もしくは、下記の確認ページを用いると便利です。

確認ページの開き方

ブラウザ（Edge / Chrome）を開き、用途に合わせて以下のいずれかのURLを入力してください。

＊いずれも院内専用のページです。インターネット上には公開されていません。

デスクトップにショートカットを作る（最速手順）

毎回URLを入力するのは手間なので、以下の手順で専用アイコンを作成してください。

  1. 上記の手順で確認ページを開きます
  2. URLが表示されている部分のすぐ左（鍵マークやiマーク等） をマウスで左クリックします
  3. クリックしたまま、デスクトップの何もないところまでマウスを引っ張って離します （ドラッグ＆ドロップ）
  4. デスクトップにショートカットが作成され、次回からはダブルクリックで開けます

3. スキャン用PCの画面表示について

画面右上のステータス表示で、現在の状態が分かります。

緑表示（待機中）

処理待ちなし。マウス・キーボード操作OK

赤表示（処理中）

ファイル処理中です。処理が終わるまで、できるだけ操作を控えてください

4. トラブル時の対応

すぐに止めたい場合（誤ったバーコード／書類をスキャンした等）

閲覧用PC（10.16.160.140）上の「停止」ボタンを押してください。

※「停止」ボタンを押すと登録すべきファイルが退避されるので、電子カルテの自動操作が続いても登録されません。

※ 停止後は「監査開始」を押すと復帰しますが、PCを再起動するのが確実です。

※ 誤った書類が電子カルテに登録されてしまった場合は、患者の個別ページを開き、該当する文書を手動で削除してください。

うまく動かない場合

まずはスキャンPC(10.16.160.212)を再起動してください。

  • 再起動後、自動で必要なソフトが立ち上がります
  • 約2〜3分で準備完了状態になります

再起動しても直らない場合

無理に操作せず、担当者に連絡してください

5. コストの考え方

  • AI利用料：ごく少額　（ファイル当たり0.1～1円）
  • 追加のバーコード用紙：通常業務レベル
  • ソフト利用料：追加費用なし

運用上、大きな固定費は発生しません。

6. セキュリティとデータの取り扱いについて

本システムは、「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」に準拠し、以下の5つの観点からセキュリティ対策のもと運用されています。

① 物理的な隔離と管理

本システムを実行するPCは、関係者以外が立ち入れない管理区域内に設置されています。物理的な盗難・不正操作のリスクを排除しています。

② 国内データセンターでの運用

データ処理を行うサーバーは日本国内（東京・大阪リージョン）に限定しています。日本の法律下で管理され、海外へデータが持ち出されることはありません。

③ 通信の安全性

院内ネットワークは閉域網（IP-VPN）で保護されています。また、クラウドAIとの通信はすべてHTTPS（TLS）で暗号化されており、盗聴や改ざんを防止しています。

④ データの保護（学習利用なし）

AI解析に入力されたデータは、処理完了後に即座に破棄されます（ゼロリテンション）。AIの学習に利用されることは一切ありません。あくまで「ファイル名の決定」のみを目的に一時利用されます。

⑤ トレーサビリティ（証跡管理）

「いつ・誰が・どの処理を実行したか」という操作履歴（監査ログ）をGoogle Cloud Loggingにより自動記録し、事後的に追跡可能な状態を維持しています。

※プライバシー保護のため書類の具体的な中身はログに残りません。

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